Wichtige Informationen zur E-Rechnung

Die stufenweise Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich erfolgt über die Jahre von 2025 bis 2028. Bereits ab dem 1. Januar 2025 gibt es eine Pflicht zum Empfang. Die Pflicht zum Versand hängt von der Unternehmensgröße ab und wird gestaffelt eingeführt. 

• Bis Ende 2026 (aktuelle Phase)
  Es gilt noch Flexibilität beim Versand. Das verschicken von Papierrechnungen oder (mit Einverständnis des Empfängers) PDF-Dateien per E-Mail ist erlaubt. 
• Ab 1. Januar 2027
  Alle Unternehmen mit einem Gesamtvorjahresumsatz von mehr als 800.000 € sind verpflichtet E-Rechnungen zu erstellen 
• Ab 1. Januar 2028
  Es gibt keine Übergangsfristen mehr. Die Versandpflicht von E-Rechnungen gilt ab dem 1. Januar 2028 für alle Unternehmen im inländischen B2B-Verkehr.

Das gewählte Dateiformat der E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Diese Norm schreibt eine strukturierte XML-Syntax vor. Es gibt zwei deutsche Hauptstandards:

• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1)
  Typ: Hybrides Format (Kombination aus XML und PDF)
  Funktion: Erscheinunsgbild als PDF-Datei. Hintergründige Einbettung einer XML-Datei.
  Vorteil: Die Rechnung lässt sich ohne Software wie gewohnt per Mail öffnen und manuell prüfen, kann aber von Buchhaltungssystemen vollautomatisch gelesen werden.
  Vorsicht: Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die gesetzliche B2B-Pflicht in Deutschland nicht.
• XRechnung
  Typ: XML-Format (maschinenlesbar)
  Funktionsweise: Kein für Menschen sichtbares Bild, sondern lediglich standardisierte Codes. Zur visuellen Lesbarkeit wird eine spezielle Software oder ein Viewer benötigt.
  Vorteil: Effizient für die IT-Verarbeitung. Der Standard ist bei einem Austausch mit Behörden (B2G) ab einem Betrag von 1.000 € gesetzlich vorgeschrieben.

Neben den deutschen Standards gibt es auch internationale und europäische Formate

• Factur-X
  Französischer Gegenwert zu ZUGFeRD. ZUGFeRD und Factur-X sind kompatibel. 
• Peppol-BIS Billing (Version 3.0):
  Europäisches XML-Format. Wird häufig zur Übertragung über das Peppol-Netzwerk verwendet. 

Großkunden- und Industrieverfahren betreffend (EDI):

• Viele Unternehmen nutzen seit Jahren den elektronischen Datenaustausch (EDI-Verfahren wie EDIFACT) für Lieferketten. Diese Formate weichen oft von EU-Norm EN 16931 ab. Sie dürfen im B2B aber weiterhin genutzt werden, wenn das verwendete System sicherstellt, dass alle umsatzsteuerlich geforderten Daten vollständig und ohne Fehler in ein EN-16931-konformes Format übertragen werden können. 

E-Rechnungen (Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen) müssen 8 Jahre aufbewahrt werden. Das wird im Bürokratieentlastungsgesetz IV geregelt. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. 

• E-Rechnungne müssen revisionssicher und GoBD-konform archiviert werden. 
• Die E-Rechnung muss in dem digitalen Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurde.
• XRechnung: Es müssen die XML-Dateien archiviert werden. Ausdrucke oder Screenhots des Codes sind nicht zulässig.
• ZUGFeRD: Der strukturierte XML-Teil stellt das gesetzliche Original dar und muss archiviert werden. Auch die PDF-Komponente sollte mitgespeichert werden, da sie abweichende, steuerlich relevante Notizen enthalten könnte.
• E-Mails müssen nicht zwingend archiviert werden, wenn sie nur als "Transportmittel" genutzt wurden. Aber: Sind in der E-Mail steuerrechtliche relevante Informationen oder Absprachen enthalten, muss auch die E-Mail revisionssicher archiviert werden.